Wendbaar prioriteren - hoe doe je dat?

Wendbaar werken vraagt om continu keuzes maken. En dus om prioriteiten stellen. Wat moeten we als team nu het eerste oppakken? Met welke resultaten, of in termen van het Wendbaar ABC: benefits, gaan we aan de slag? Wat is voor de belanghebbenden het belangrijkst? Wat levert nu de meeste waarde?

Binnen wendbaar werken heeft de producteigenaar een centrale rol in het prioriteren. Hij of zij maakt de afweging tussen de wensen en eisen van de verschillende belanghebbenden. Maar een producteigenaar kan ook niet alles overzien. Een goede producteigenaar luistert daarom naar het team. In het team zitten per slot van rekening kennis en inzichten die de producteigenaar mogelijk zelf niet heeft.

Klassiek prioriteren: de kracht van "de grootste mond"

Er zijn verschillende methoden om te prioriteren. Ik ben teams tegengekomen die werken met met de prioriteitenmatrix van Eisenhower (in hoeverre is iets urgent en/of belangrijk?) of met de MoSCoW-methode (ieder onderdeel is een Must-have, Should-have, Could-have of een Won't-have). Er kleven echter serieuze tekortkomingen aan deze methodes. De Eisenhower-matrix gaat vooral over prioritering in de tijd, niet om prioritering op inhoud of waarde. Bij MoSCoW bestaat het risico dat aan de meeste onderwerpen een must-have wordt toegekend; het is heel menselijk om aan onderwerpen die op je eigen vakgebied liggen, of die je aan het hart gaan, een hogere prioriteit toe te kennen. Maar dit soort klassieke methodes heeft nog een ander nadeel. Het komt bij toepassing helaas net te vaak voor dat degene die het hardst roept of de meeste invloed uitoefent, bepaalt wat de hoogste prioriteit is. Dit geldt ook voor een producteigenaar die net te gemakkelijk voorbij gaat aan de inbreng vanuit het team. Te meer wanneer er ook nog een hiërarchische verhouding is met het team, bijvoorbeeld wanneer de producteigenaar ook de leidinggevende van het team is.

Wendbaar prioriteren: de kracht van de klant

Om op een wendbare manier te prioriteren, is er behoefte aan een eenvoudige methode. Een manier waarbij je als team, samen met de producteigenaar, op inhoudelijke gronden afwegingen kunt maken. Een methode die gericht is op het creëren van waarde waarbij je ook de eventuele invloed van de "hardste roepers" kunt wegstrepen. Met dat vraagstuk ben ik een jaar of 10 geleden aan het sleutelen gegaan. Daar is het zogenaamde Bulk & Gedonder kwadrant [B. Lemaire, Ballen (m/v) op het blok, Kluwer 2013] uit geboren. Sinds die tijd pas ik het in mijn wendbare werkpraktijk ook met succes en plezier toe en het kwadrant is een vast onderdeel van het Wendbaar ABC geworden. Bij het Bulk & Gedonder kwadrant draai je de vraagstelling om. Je vraagt je als team niet af wat het belangrijkste is maar je bepaalt met elkaar wat de gevolgen zijn als je een benefit niet realiseert. Je wordt daarmee gedwongen om te denken vanuit de klant en de belanghebbenden, niet persoonlijke overwegingen of macht. Je prioriteert dus op basis van waardecreatie!

Het bepalen van prioriteit doe je aan de hand van twee assen: de Bulk-as en de Gedonder-as. De Bulk-as gaat om de gebruikers of je doelgroep: belanghebbenden als klanten, medewerkers of inwoners. De Gedonder-as betreft de escalatie-as en gaat over belanghebbenden als het verantwoordelijke management, contractpartners of de politiek.

Een voorbeeld. Als transformatiecoach was ik binnen een gemeente betrokken bij een project voor de renovatie van een kanaal dat midden door een woonwijk liep. De doelgroep, de Bulk-as, waren de inwoners rond het kanaal. De Gedonder-as was de politiek: komen er raadsvragen, of komt de wethouder hier boos over de vloer als we deze benefit niet realiseren? Zo ontstond een overzicht van doelen en resulaten met een prioritering op basis van klantwaarde: wat voor de betrokken inwoners en de politiek werkelijk belangrijk is.

Het Bulk & Gedonder kwadrant

Tijdens het prioriteren stel je als teambegeleider bij iedere benefit de vragen:
- Als jullie deze benefit niet realiseren, hebben daar onacceptabel veel gebruikers (de bulk) last van?
- Als jullie deze benefit niet realiseren, volgt dan escalatie (komt er dan gedonder van)?

Bij tweemaal een ja heb je een prio 1 te pakken. Bij twee keer een nee een prio 3. In de andere gevallen is de prioriteit 2. Wat ik vervolgens persoonlijk doe om de prioriteit te visualiseren, is de post-its met de prio 1 items te voorzien van een rood stickertje. De prio's 2 krijgen een geel stickertje, de prio's 3 groen.

De focus van de inzet van je team komt te liggen op de benefits met prio 1. Wanneer het team onder tijdsdruk komt, vervallen (in ieder geval voor de huidige periode) de prio's 3 en vervolgens de prio's 2. De toekenning van prioriteiten is overigens dynamisch; er kan in de tijd van alles gebeuren waardoor ze verandert. Tijdens een meetup van het team kun je de prioritering aanpassen.

Basile Lemaire ©2011 ©2013 ©2017 ©2021

Wendbaar ABC

Voor teams die de bedoeling wendbaar waarmaken!

Het Wendbaar ABC is een visuele, laagdrempelig en schaalbare aanpak waarmee teams snel wendbaar worden. Al in een paar sessies leren de teamleden hoe zij blijvend focus houden, overzicht bewaren, prioriteren en de juiste keuzes maken. Kortom, hoe zij blijven werken vanuit het waarom en vanuit de bedoeling. Ontdek hoe het werkt!

Lees meer